Schritt für Schritt Anleitung für die korrekte Anmeldung der Arbeitsverhältnisse und Abrechnung des Lohns
In dieser Rubrik wird das Vorgehen für die korrekte Anmeldung der Arbeitsverhältnisse und Abrechnung des Lohns Schritt für Schritt erläutert.
Ist die Arbeit meldepflichtig?
Grundvoraussetzung für eine allfällige Pflicht zur Meldung von Arbeit oder zur Einholung einer Arbeitsbewilligung ist das Vorliegen einer Erwerbstätigkeit. Keiner Melde- oder Bewilligungspflicht unterstehen Freundschaftsdienste, die Nachbarschaftshilfe sowie in der Regel die gegenseitige Hilfe unter Familienangehörigen. Ob eine Erwerbstätigkeit endgültig melde- und allenfalls bewilligungspflichtig ist, entscheidet sich danach, ob eine selbständige oder eine unselbständige Erwerbstätigkeit vorliegt.
Eine Erwerbstätigkeit liegt vor, wenn eine bestimmte persönliche Tätigkeit verrichtet wird, die sich auf die Erzielung von Einkommen richtet. Dies ist der Fall bei Arbeit zu einem marktüblichen Lohn oder bei Arbeit, welche zwar zu einem tieferen als dem marktüblichen Lohn, jedoch mit der Motivation der Erzielung eines Einkommens verrichtet wird. Als Lohn kommen sowohl Geldleistungen als auch andere Leistungen wie Sach- oder Dienstleistungen in Betracht.
Die gegenseitige Unterstützung von Familienmitgliedern gilt in der Regel nicht als Erwerbstätigkeit, auch wenn dafür ein Entgelt ausgerichtet wird.
Anders verhält es sich, wenn eine Tätigkeit das übliche Mass familiärer Unterstützung übersteigt und den Charakter einer Tätigkeit annimmt, die üblicherweise von einer Drittperson ausgeübt wird, wie zum Beispiel bei aufwändiger und entgeltlicher Pflege eines betagten Elternteils oder allwöchentlicher mehrstündiger Verrichtung von Haushaltsarbeiten gegen einen marktüblichen Lohn. Derartige Arbeiten gelten als Erwerbstätigkeit und sind daher meldepflichtig.
Beim Freundschaftsdienst und der Nachbarschaftshilfe steht nicht der Erwerb eines Einkommens, sondern die Gefälligkeit und Hilfsbereitschaft im Vordergrund. Charakteristisch ist, dass keine Gegenleistung vereinbart oder vom Hilfeleistenden erwartet wird, dass die genaue Dauer der Hilfeleistung nicht gemessen wird und dass nach deren Erbringung überhaupt kein oder nur ein symbolisches Entgelt geleistet wird (z.B. ein Nachtessen, eine Flasche Wein, ein bloss symbolischer Geldbetrag).
Selbständige oder unselbständige Erwerbstätigkeit?
Die Melde- und Bewilligungspflichten unterscheiden sich danach, ob eine selbständige oder eine unselbständige Erwerbstätigkeit in Frage steht.
Als selbständig erwerbend gelten Personen, die unter eigenem Namen auf eigene Rechnung arbeiten sowie in unabhängiger Stellung sind und ihr eigenes wirtschaftliches Risiko tragen.
Als unselbständig erwerbend gilt, wer in untergeordneter Stellung auf bestimmte oder unbestimmte Zeit Arbeit leistet, ohne ein wirtschaftliches Risiko zu tragen.
Ob eine selbständige oder unselbständige Erwerbstätigkeit vorliegt, ergibt sich durch eine Beurteilung des Einzelfalls. Liegen Merkmale beider Erwerbsarten vor, ist abzuwägen, welche Merkmale überwiegen. Abmachungen unter den Beteiligten sind nicht entscheidend. Im Zweifelsfall entscheidet die Spezialbehörde (Ausgleichskasse, Steueramt, Arbeitsmarkt- und Migrationsbehörde) über die Einstufung.
Das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmenden wird durch Abschluss eines Arbeitsvertrags begründet. Der Arbeitsvertrag kann mündlich oder schriftlich abgeschlossen werden. Im Übrigen entsteht ein Arbeitsvertrag bereits dann, wenn der Arbeitgebende Arbeit in seinem Dienst auf Zeit entgegennimmt, deren Leistung nach den Umständen nur gegen Lohn zu erwarten ist. Der Klarheit halber wird empfohlen, den Arbeitsvertrag schriftlich abzuschliessen.
Die Musterverträge sind auf die Anstellung von Haushaltshilfen bis zu einem Lohn von Fr. 22'680.- pro Jahr zugeschnitten. Sie eignen sich daher nicht als Vorlage für anderweitige Arbeitsvertragsverhältnisse.
Unterstellung unter das schweizerische Sozialversicherungssystem
Verfügt die neu angestellte Person noch über keine AHV-Nummer, muss bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse beantragt werden, dass diese ihr eine Nummer zuweist. Der Versicherungsausweis wird von Amtes wegen ausgestellt. Bei Personen, die ebenfalls in einem Staat der EU oder der EFTA eine Erwerbstätigkeit ausüben, ist die sozialversicherungsrechtliche Unterstellung zu klären. Auskunft gibt die Ausgleichskasse.
Grundsätzlich müssen von jeder Lohnzahlung AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge abgezogen werden. Dies gilt uneingeschränkt für Personen, die
in einem Privathaushalt beschäftigt sind (beitragsfrei bleiben jedoch Löhne bis zu Fr. 750.- pro Jahr und Arbeitgebenden an Jugendliche bis 25 Jahre); oder
von Tanz- und Theaterproduzenten, Orchestern, Chören, Phono- und Audiovisionsproduzenten, Radio und Fernsehen, elektronischen Medien und Printmedien, Designunternehmen, Museen sowie Schulen im künstlerischen Bereich entlöhnt werden.
der Lohn Fr. 2’500.- pro Jahr und Arbeitgebenden nicht übersteigt, und
Arbeitnehmende die Beitragsentrichtung nicht verlangen.
Für Personen, die das Referenzalter erreicht haben, sind AHV/IV/EO- sowie FAK-Beiträge nur zu leisten, wenn ihr Einkommen pro Arbeitgebender Fr. 16'800.- im Jahr übersteigt. Die Beitragspflicht bezieht sich zudem nur auf die betreffenden Beträge übersteigenden Teile des Lohns. Auf die Anwendung des Freibetrags kann verzichtet werden. Von der Pflicht zur Leistung von Beiträgen an die ALV sind die Löhne ganz ausgenommen. Auch für Personen im Referenzalter ist jedoch eine Unfallversicherung abzuschliessen.
Es bestehen zwei Abrechnungsverfahren: Das ordentliche Abrechnungsverfahren, welches für die Abrechnung aller Arten von Lohnsummen in Betracht kommt, und das vereinfachte Abrechnungsverfahren für die Abrechnung von Einzellöhnen bis Fr. 22'680.- und einer Gesamtlohnsumme bis Fr. 60'480.- pro Betrieb und Jahr.
Link auf Unterseite vereinfachtes Abrechnungsverfahren
Nebst dem vereinfachten Abrechnungsverfahren bestehen in gewissen Kantonen weitere – wenn auch teilweise kostenpflichtige – Angebote zur Verminderung des administrativen Aufwands.
Melden Sie sich innert 30 Tagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses bei der Ausgleichskasse für das vereinfachte Abrechnungsverfahren an, wenn Sie bisher noch kein Personal beschäftigt haben und nicht bereits Mitglied einer Ausgleichskasse sind.
Zuständig ist die kantonale Ausgleichskasse des Kantons, in dem Sie Ihren Wohnsitz bzw. Geschäftssitz haben, oder, falls Sie Mitglied eines Berufsverbandes sind, der eine eigene Ausgleichskasse führt, die entsprechende Verbandsausgleichskasse. Diese Kassen führen in der Regel auch eine Familienausgleichskasse.
Die Ausgleichskassen der Kantone AG, AR, BE, BL, GL, GR, LU, OW, SH, SO, SZ, SG, TG und ZH verfügen über je ein eigenes Anmeldeformular, welches auf der Internetseite der jeweiligen Ausgleichskasse heruntergeladen werden kann. Für eine Anmeldung in den übrigen Kantonen steht das Anmeldeformular auf Seite 7 des AHV-Merkblatts 2.07 zur Verfügung.
Die erste zu versichernde Person eines Betriebes muss sofort einer Unfallversicherung gemeldet werden (die Arbeitnehmenden von bestimmten Betrieben sind obligatorisch bei der Schweizerischen Unfallversicherungsanstalt [Suva] versichert). Eine zusätzlich angestellte Person muss nicht speziell der Unfallversicherung gemeldet werden (die Lohnsumme dieser Person wird bei der jährlichen Lohndeklaration berücksichtigt).
Arbeitet der Arbeitnehmende pro Woche durchschnittlich 8 Stunden oder mehr, muss zudem eine Versicherung für Nichtberufsunfälle (NBU) abgeschlossen werden.
Die Prämie der Berufsunfallversicherung geht zu Lasten der Arbeitgebenden, diejenige der Nichtberufsunfallversicherung zulasten der Arbeitnehmenden. Die Arbeitgebenden schulden den gesamten Prämienbetrag, wobei die Arbeitgebenden den Anteil der Arbeitnehmenden von deren Lohn abziehen. Abweichende Abreden zugunsten der Arbeitnehmenden bleiben vorbehalten.
Es ist folgende Ausnahme bei einer Anstellung in Privathaushalten zu beachten: Es erfolgt keine Prämienerhebung vor versicherten Unfällen, wenn Personen bei einem Arbeitgebenden einen Lohn bis zu 750 Franken pro Kalenderjahr bis zum 31. Dezember des Jahres erzielen, in dem sie 25 Jahre alt werden. Erleidet ein solcher Arbeitnehmender einen versicherten Unfall, ist die Ersatzkasse UVG für die Fallbehandlung zuständig. Einerseits erbringt sie die gesetzlichen Versicherungsleistungen an die verunfallte Person, andererseits wird sie beim Arbeitgebenden eine Ersatzprämie für höchstens fünf Jahre nachfordern.
Wenn Arbeitgebende keine Unfallversicherung abschliessen, machen sie sich strafbar und müssen Ersatzprämien zahlen.
Beim vereinfachten Abrechnungsverfahren «plus» ermächtigen die Arbeitgebenden die Ausgleichskasse, einen Vertrag mit dem entsprechenden Unfallversicherer abzuschliessen und diesen Vertrag bei Kündigung des Rahmenvertrags zu kündigen. Im Gegensatz zum «normalen» vereinfachten Abrechnungsverfahren zieht somit nicht die Unfallversicherung die Prämien ein, sondern die Ausgleichskasse. Sie wird die Prämien der Unfallversicherung zusammen mit den Beiträgen an die AHV/IV/EO/ALV und der Quellensteuer einziehen. Die Arbeitgebenden können jederzeit aus dem vereinfachten Abrechnungsverfahren «plus» aussteigen. In diesem Fall müssen sie selbst einen UVG-Vertrag abschliessen. In diesem Fall müssen sie selbst einen UVG-Vertrag abschliessen. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 2.7 der Wegleitung über den Bezug der Beiträge in der AHV, IV und EO.
Anzumerken ist, dass private Haushaltshilfen nicht der Suva unterstellt sind. Bei Anstellung solcher Arbeitnehmenden ist die Unfallversicherung somit bei einem anderweitigen Unfallversicherer abzuschliessen.
Krankheit und bei Schwangerschaft. Diese Lohnfortzahlungspflicht kann durch eine gleichwertige Taggeldleistung, die bei einer Versicherung abgeschlossen werden kann, ersetzt werden.
In einigen Normalarbeitsverträgen für hauswirtschaftliche Arbeitnehmende ist der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung vorgesehen. Krankentaggeldversicherungen werden von Krankenkassen sowie anderweitigen Versicherungsunternehmen angeboten. Die Pflicht zum Abschluss einer Krankentaggeldversicherung kann durch schriftliche Vereinbarung ausgeschlossen werden.
Eine Anmeldung bei einer Pensionskasse ist notwendig, wenn ein Lohn von über Fr. 22 680.- pro Jahr (Stand 2026) ausbezahlt wird und wenn das Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit oder für länger als drei Monate vereinbart wird. Ihr Betrieb kann die Pensionskasse frei wählen. Achtung: Auch bei Vereinbarung einer Probezeit beginnt die Versicherungspflicht mit Antritt des Arbeitsverhältnisses.
Melde- und Bewilligungspflichten nach Ausländerrecht
Die Schweiz kennt bei der Zulassung ausländischer Arbeitskräfte ein duales System:
Staatsangehörige der EU/EFTA-Staaten haben dank dem Personenfreizügigkeitsabkommen einen einfachen Zugang zum Schweizer Arbeitsmarkt.
Aus allen anderen Staaten werden in beschränktem Ausmass lediglich Führungskräfte, Spezialistinnen und Spezialisten sowie qualifizierte Arbeitskräfte zugelassen.
Folgende Personen können während einer Dauer von höchstens drei Monaten oder 90 Tagen innerhalb eines Kalenderjahrs im Rahmen des Meldeverfahrens eine Erwerbstätigkeit in der Schweiz ausüben:
Staatsangehörige der EU/EFTA, die in der Schweiz eine auf drei Monate befristete Stelle antreten.
Entsandte Arbeitnehmende eines Unternehmens mit Sitz in der EU/EFTA, unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit. Drittstaatsangehörige müssen vor der Entsendung in die Schweiz dauerhaft auf dem regulären Arbeitsmarkt in einem EU/EFTA-Mitgliedstaat zugelassen worden sein (d.h. seit mindestens 12 Monaten im Besitz einer Aufenthaltskarte oder einer Daueraufenthaltskarte).
Selbstständige Dienstleistungserbringende (Staatsangehörige der EU/EFTA) mit Sitz in einem Mitgliedstaat der EU/EFTA
Entsandte Arbeitnehmende und EU/EFTA-Staatsangehörige mit Stellenantritt in der Schweiz werden vom Arbeitgebenden gemeldet, selbstständig Erwerbstätige sind verpflichtet, dies selber vorzunehmen.
Die Meldung muss in der Regel online erfolgen. Eine konventionelle Meldung wird nur ausnahmsweise akzeptiert, wenn aus technischen Gründen eine Meldung über das Internet nicht möglich ist.
Bewilligungspflichtig bleiben die Dienstleistungserbringung oder die Tätigkeit bei Schweizer Arbeitgebenden, die länger als 90 Arbeitstage oder drei Monate im Kalenderjahr dauern. Ist dies der Fall, ist bereits vor der Aufnahme der Tätigkeit ein Bewilligungsgesuch bei der am Arbeits- oder Wohnort zuständigen kantonalen Behörde einzureichen.
Dies gilt auch, wenn der ursprünglich geplante bewilligungsfreie Aufenthalt verlängert wird oder sich eine Person bereits ohne Erwerbstätigkeit (z.B. zur Stellensuche) während drei Monaten in der Schweiz aufgehalten hat. In diesen Fällen ist bei der am Arbeits- oder Wohnort zuständigen kantonalen Behörde nach Ablauf der bewilligungsfreien 3 Monate bzw. 90 Tage ein Bewilligungsgesuch einzureichen.
Die Anstellung von Arbeitnehmenden von Drittstaaten in der Schweiz ist bewilligungspflichtig und untersteht dem Bewilligungsverfahren von Kanton und Bund.
Die Quellensteuer wird in der Schweiz direkt vom Einkommen von folgenden Arbeitnehmenden abgezogen:
Personen mit steuerrechtlichem Wohnsitz in der Schweiz, sofern Sie keine Niederlassungsbewilligung haben (Ausweis C) oder
Personen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz (bspw. Grenzgängerinnen und Grenzgänger).
Arbeitgebende, welche quellensteuerpflichtige Arbeitnehmende anstellen, haben diese beim Quellensteueramt innert 8 Tagen seit Stellenantritt zu melden und den massgebenden Quellensteuersatz in Erfahrung zu bringen. Sieht der Kanton die elektronische Übermittlung der Quellensteuerabrechnung vor, so kann der Arbeitgebende diese Meldung mittels monatlicher Abrechnung vornehmen.
Bei Anmeldung für das vereinfachte Abrechnungsverfahren entfällt diese Meldepflicht.
Auf der Webseite der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) Schweizerische Quellensteuer QST finden Sie alles zur Quellensteuer.
Familienzulagen
Arbeitnehmende mit Kindern haben unter Umständen Anspruch auf Kinderzulagen. Die Kinderzulagen müssen vom Arbeitgebenden bei der zuständigen Familienausgleichskasse beantragt werden. In der Regel wird die Familienausgleichskasse von der AHV-Ausgleichskasse des Arbeitsgebenden geführt.
Der Lohn ist grundsätzlich am Ende jedes Monats auszurichten. Er kann jedoch auch nach jedem einzelnen Arbeitseinsatz ausbezahlt werden.
Der Arbeitgebende hat bei jeder Lohnzahlung den Anteil des Arbeitnehmenden der Sozialversicherungsbeiträge in Abzug zu bringen und führt Aufzeichnungen, die es erlauben, den jedem Arbeitnehmenden ausgerichteten Lohn zuverlässig zu ermitteln (z.B. schriftliche Lohnabrechnungen).
Hinweis: In den Berechnungsvorlagen werden ausschliesslich die Beitragssätze berücksichtigt, die von den kantonalen Familienausgleichskassen zur Finanzierung der Familienzulagen (Kinder-, Ausbildungs-, Geburts- und Adoptionszulagen) erhoben werden. Die kantonal unterschiedlichen Beitragssätze zur Finanzierung der weiteren an die Familienausgleichskasse übertragenen Aufgaben (Adoptionsentschädigung, Integrationszulage etc.) müssen separat dazugerechnet werden.
Informationen zu den aktuell geltenden Arten und Ansätze der Familienzulagen in den einzelnen Kantonen finden Sie auf der Webseite des Bundesamtes für Sozialversicherungen (BSV) Leistungen und Voraussetzungen.
Abrechnung des Lohns gegenüber der Ausgleichskasse
Bis zum 30. Januar des Folgejahres müssen die Löhne gegenüber der Ausgleichskasse abgerechnet werden, damit die Beiträge bestimmt werden können und die Einträge den individuellen Konten der einzelnen Arbeitnehmenden gutgeschrieben werden können. Der Arbeitgebende erhält hierzu von der Ausgleichskasse ein Abrechnungsformular.
Überweisung der Beiträge
Beim vereinfachten Abrechnungsverfahren sind die Beiträge einmal jährlich aufgrund der Jahresabrechnung zu überweisen.
Beim ordentlichen Abrechnungsverfahren sind je nach Lohnhöhe vierteljährliche oder halbjährliche Akontobeiträge zu leisten. Die Ausgleichskasse setzt die Akontobeiträge aufgrund der Angaben im Anmeldeformular fest. Die definitiven Beiträge werden anhand der Jahresabrechnung bestimmt.
Lohnausweis im ordentlichen Verfahren
Rechnet der Arbeitgebende im ordentlichen Abrechnungsverfahren ab, so hat er dem Arbeitnehmenden nach Ablauf des Jahres einen Lohnausweis auszustellen.
