Come procedere passo per passo per effettuare l’annuncio del rapporto di lavoro e il conteggio del salario in modo corretto
Nella presente rubrica è descritto il procedimento da seguire per effettuare l’annuncio del rapporto di lavoro e il conteggio del salario in modo corretto.
Il lavoro è soggetto all'obbligo di annuncio?
La condizione fondamentale per un eventuale obbligo di annuncio di lavoro o per la richiesta di un permesso di lavoro è l'esistenza di un'attività lucrativa. I servizi a titolo di amicizia, l‘aiuto reciproco fra inquilini e, di regola, l'aiuto reciproco fra familiari non sono soggetti agli obblighi di annuncio o di autorizzazione. Nella presente rubrica sono spiegati il concetto di attività lucrativa e la differenza con altre forme di aiuto.
È considerata attività lucrativa ogni specifica attività personale volta al conseguimento di un reddito. Tale è il caso per il lavoro remunerato secondo le tariffe usuali del mercato o per il lavoro remunerato meno di tali tariffe ma comunque volto a conseguire un reddito. Quale salario, oltre alle prestazioni in denaro sono considerate anche le prestazioni in natura o di servizi.
L'aiuto reciproco tra familiari di regola non è considerato attività lucrativa anche se è rimunerato.
Tuttavia, qualora un'attività vada oltre l'usuale misura dell'aiuto reciproco tra familiari e assume il carattere di un'attività vera e propria che di solito è svolta da una terza persona come, ad esempio, la cura dispendiosa o a pagamento di uno o entrambi i genitori anziani o lo svolgimento settimanale di più ore di lavori domestici dietro compenso di un salario usuale sul mercato del lavoro. Tale attività è allora considerata un'attività lucrativa ed è quindi soggetta all'obbligo di annuncio.
Nel caso di servizi a titolo di amicizia e di buon vicinato prevalgono l'atto di cortesia e la disponibilità all'aiuto e non l'acquisizione di una retribuzione. Non viene negoziata alcuna contropartita con la persona che fornisce l'aiuto o essa non ne aspetta alcuna, la durata precisa del servizio non può essere valutata e al suo termine non viene corrisposta alcuna retribuzione o essa è simbolica (p. es. invito a cena, bottiglia di vino, somma in denaro simbolica).
Attività lucrativa dipendente o indipendente?
L'obbligo di annuncio e l'obbligo di autorizzazione sono diversi se si tratta di un'attività indipendente o dipendente.
Sono considerati lavoratori indipendenti le persone esercitanti un'attività lucrativa indipendente che lavorano a nome proprio e a spese proprie, che sono in una posizione indipendente e si assumono il rischio economico della loro attività.
Sono considerati lavoratori dipendenti le persone che forniscono un lavoro in una posizione subordinata, per un tempo determinato o indeterminato e non assumono alcun rischio economico.
L'esistenza di un'attività lucrativa dipendente o indipendente è determinata tramite una valutazione dei singoli casi. Se in un caso si riscontrano caratteristiche dei due tipi di attività, è necessario stimare quali sono le caratteristiche prevalenti. Gli accordi tra le due parti non sono considerati decisivi. In caso di dubbio la classificazione è decisa dall'autorità speciale (cassa di compensazione, autorità fiscali, autorità preposta mercato del lavoro e autorità competente in materia di migrazione).
Il rapporto di lavoro con il lavoratore si basa sulla stipulazione di un contratto di lavoro. Il contratto di lavoro può essere concluso oralmente o per scritto. Inoltre, sussiste un contratto di lavoro quando il datore di lavoro accetta, per un certo tempo, l'esecuzione d'un lavoro, la cui prestazione secondo le circostanze non può attendersi senza salario. Per chiarezza, si consiglia di stipulare il contratto per scritto.
I contratti modello sono intesi per le assunzioni di personale domestico con un salario fino a 22 680 franchi annui. Non sono adatti quale modello per altri tipi di rapporti di lavoro.
Assoggettamento al sistema svizzero delle assicurazioni sociali
Se la persona che assumete non dispone di un numero AVS, dovete chiedere alla competente cassa di compensazione AVS che gliene sia assegnato uno. Il certificato d’assicurazione è rilasciato d’ufficio. Nel caso delle persone che esercitano un’attività lucrativa anche in uno Stato dell’UE o dell’AELS occorre chiarire quale sia la legislazione applicabile in materia di assicurazioni sociali. Le casse di compensazione forniscono informazioni in merito.
Annuncio presso la cassa di compensazione per il conteggio dei contributi AVS/AI/IPG, AD e della cassa d'assegni familiari (CAF)
Di regola i contributi AVS/AI/IPG/AD vanno prelevati su tutti i salari. Ciò vale, senza alcuna restrizione, per le persone impiegate:
in un’economia domestica (rimangono però esenti da contribuzione i salari fino a 750 franchi l’anno per ogni datore di lavoro, versati a giovani di età inferiore ai 25 anni), o
da produttori di danza e di teatro, orchestre, cori, produttori di supporti audio e audiovisivi, emittenti radiofoniche e televisive, media digitali e stampati, imprese di design, musei nonché da scuole del settore artistico.
Negli altri settori, non è obbligatorio riscuoterli, se:
il salario non supera i 2 500 franchi l’anno per ogni datore di lavoro, e
il salariato non esige il versamento dei contributi
Le persone che hanno raggiunto l’età di riferimento devono versare unicamente i contributi AVS/AI/IPG e CAF se il loro reddito per datore di lavoro supera i 16 800 franchi annui. L'obbligo di pagare i contributi sussiste solo sulla parte eccedente i redditi citati sopra. È possibile rinunciare all’applicazione della franchigia. Per contro, i salari non sono soggetti al pagamento dei contributi AD. Tuttavia, anche i pensionati devono essere assicurati contro gli infortuni.
Vi sono due possibili procedure di conteggio: la procedura ordinaria, che entra in linea di conto per il conteggio di ogni tipo di somme di salari, e la procedura semplificata, per il conteggio di salari singoli fino a 22 680 franchi e una somma salariale complessiva fino a 60 480 franchi per impresa e per anno.
Accanto alla procedura di conteggio semplificata alcuni Cantoni offrono altre possibilità – anche se talvolta parzialmente a pagamento – per ridurre le spese amministrative.
Se non hanno assunto personale in precedenza e non sono già affiliati ad una cassa di compensazione, entro 30 giorni dall’inizio del rapporto di lavoro i datori di lavoro devono annunciarsi presso la cassa di compensazione per chiedere l’ammissione alla procedura semplificata.
La cassa competente è la cassa cantonale del Cantone in cui i datori di lavoro sono domiciliati o hanno la propria sede sociale oppure, se sono membri di un’associazione di categoria con una propria cassa di compensazione, la cassa di compensazione dell’associazione di categoria. Di regola, tutte queste casse gestiscono anche una cassa di compensazione per assegni familiari.
Le casse di compensazione dei Cantoni AG, AR, BE, BL, GL, GR, LU, OW, SH, SO, SZ, SG, TG e ZH dispongono ciascuna di un modulo proprio che può essere scaricato dalle loro rispettive pagine web. Per gli annunci negli altri Cantoni il modulo è disponibile a pagina 5 dell'opuscolo AVS 2.07.
La prima assunzione di una persona soggetta all’obbligo assicurativo va immediatamente comunicata a un’assicurazione infortuni (il personale di determinate imprese è assicurato obbligatoriamente presso l’Istituto svizzero di assicurazione contro gli infortuni [Suva]). Le assunzioni successive non vanno più comunicate singolarmente all’assicurazione infortuni, dal momento che i salari di questi nuovi dipendenti sono inclusi nella dichiarazione annuale dei salari.
Se il lavoratore dipendente lavora in media otto o più ore settimanali deve essere stipulata un'assicurazione contro gli infortuni non professionali (AINF NP). In linea di principio il premio della AINF NP è a carico del lavoratore.
I premi dell’assicurazione contro gli infortuni professionali sono a carico del datore di lavoro, quelli dell’assicurazione contro gli infortuni non professionali sono a carico della persona salariata. Il datore di lavoro deve versare l’intero importo dei premi e dedurre dal salario la parte della persona salariata. Sono fatte salve eccezioni a favore degli assicurati.
Per quanto riguarda l'assunzione in economie domestiche, occorre tenere presente la seguente eccezione: non viene applicato alcun premio per gli infortuni assicurati se le persone percepiscono da un datore di lavoro un salario fino a 750 franchi per anno civile fino al 31 dicembre dell'anno in cui compiono 25 anni. Se un tale lavoratore subisce un infortunio assicurato, la cassa di compensazione LAINF è responsabile del trattamento del caso. Da un lato, fornisce le prestazioni assicurative previste dalla legge alla persona infortunata, dall'altro richiede al datore di lavoro un premio sostitutivo per un massimo di cinque anni.
I datori di lavoro che non concludono un’assicurazione contro gli infortuni sono punibili e devono versare i premi sostitutivi.
Al momento dell'annuncio della procedura di conteggio semplificata il datore di lavoro indica nel modulo della cassa di compensazione presso quale assicuratore infortuni è assicurato o intende assicurarsi. Se il datore di lavoro non ha ancora stipulato un'assicurazione, la cassa di compensazione trasmette il modulo all'assicuratore infortuni indicato. I premi sono conteggiati direttamente con l'assicuratore infortuni.
Nel caso della procedura di liquidazione semplificata «plus», i datori di lavoro autorizzano il fondo di compensazione a stipulare un contratto con l'assicuratore infortuni corrispondente e a rescindere tale contratto in caso di risoluzione dell'accordo quadro. Pertanto, a differenza della procedura di liquidazione semplificata «normale», non è la compagnia di assicurazione contro gli infortuni a riscuotere i premi, ma il fondo di compensazione. Quest'ultima riscuoterà i premi dell'assicurazione infortuni contemporaneamente ai contributi AVS/AI/IPG e all'imposta alla fonte. I datori di lavoro possono rinunciare in qualsiasi momento alla procedura di liquidazione semplificata «plus». In questo caso, devono stipulare autonomamente un contratto LAA/UVG. Per ulteriori informazioni si rimanda al capitolo 2.7 della Direttive sulla riscossione dei contributi nell’AVS, nell’AI e nelle IPG.
E‘ da notare che i lavoratori domestici non sottostanno alla Suva. In caso di assunzione di tali lavoratori, l'assicurazione infortuni deve essere conclusa presso un altro assicuratore infortuni.
Assicurazione dell'indennità giornaliera in caso di malattia
Verificate se non sia il caso di concludere un’assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia. La legge prescrive infatti ai datori di lavoro di continuare a versare il salario in caso di malattia e di gravidanza. Quest’obbligo può essere adempiuto anche stipulando un’assicurazione d’indennità giornaliera.
In alcuni contratti di lavoro normali per i lavoratori domestici è prevista la stipulazione di un'assicurazione dell'indennità giornaliera in caso di malattia. Tali indennità sono offerte dalle casse malati e da altre imprese di assicurazione. L'obbligo di stipulare un'assicurazione dell'indennità giornaliera in caso di malattia può essere revocato mediante un accordo scritto.
Se il salario annuo supera i 22 680 franchi (stato: 2026) e se il rapporto di lavoro è stato stipulato per un periodo di almeno tre mesi dovete iscrivere la persona in questione a una cassa pensioni. La vostra impresa può scegliere liberamente l’istituto. Attenzione: l’obbligo assicurativo inizia con il rapporto di lavoro anche se è stato convenuto un periodo di prova.
Obblighi di annuncio e di autorizzazione secondo il diritto degli stranieri
La Svizzera applica un sistema duale di ammissione della manodopera straniera.
I cittadini degli Stati UE/AELS con un’attività lucrativa: accesso semplice al mercato svizzero del lavoro grazie all’accordo sulla libera circolazione delle persone.
I cittadini di tutti gli altri Stati: ammissione limitata ai quadri, agli specialisti e alla manodopera qualificata.
Le seguenti persone possono svolgere un’attività lucrativa per una durata massima di tre mesi o 90 giorni per anno civile nell’ambito della procedura di notifica:
i cittadini UE/AELS che assumono un impiego della durata massima di tre mesi in Svizzera;
i lavoratori dipendenti distaccati da ditte aventi sede in uno Stato UE/AELS, indipendentemente dalla loro cittadinanza. Prima del distacco in Svizzera i cittadini di Stati terzi devono essere stati ammessi a titolo permanente sul mercato del lavoro regolare di uno Stato dell’UE/AELS (ossia essere in possesso di una carta di soggiorno o di una carta di soggiorno permanente da almeno 12 mesi);
i prestatori indipendenti di servizi cittadini UE/AELS con sede in uno Stato UE/AELS.
I lavoratori dipendenti distaccati e i cittadini UE/AELS con assunzione d’impiego in Svizzera sono notificati dal datore di lavoro. I lavoratori indipendenti sono tenuti a notificarsi autonomamente.
In generale la notifica va effettuata online. La notifica per altre vie è accettata unicamente a titolo eccezionale, qualora motivi tecnici impediscano la notifica in linea.
La prestazione di servizi e l’attività presso un datore di lavoro svizzero che oltrepassano i 90 giorni lavorativi o i tre mesi per anno civile continuano a sottostare all’obbligo di autorizzazione. Se il soggiorno si protrae al di là di tale durata, prima dell’inizio dell’attività occorre sollecitare un permesso presso le autorità cantonali competenti per il luogo di lavoro o di residenza.
Ciò vale anche qualora il previsto soggiorno non sottostante a autorizzazione debba essere prorogato o la persona interessata abbia già soggiornato precedentemente per tre mesi in Svizzera senza svolgervi un’attività lucrativa (p.es. in cerca di un impiego). In questo caso, allo scadere del periodo di tre mesi o 90 giorni non sottostante all’obbligo di autorizzazione occorre sollecitare un permesso presso le autorità cantonali competenti nel luogo di lavoro o nel luogo di residenza.
L'impiego in Svizzera di lavoratori dipendenti provenienti da Stati terzi è soggetto all'obbligo di autorizzazione ed è sottoposto alle procedure di autorizzazione di Cantone e Confederazione.
In Svizzera, l'imposta alla fonte viene detratta direttamente dal reddito dei dipendenti stranieri
se non hanno un domicilio fiscale in Svizzera (frontalieri)
oppure vivono in Svizzera senza un permesso di soggiorno permanente (permesso C).
I datori di lavoro che assumono lavoratori soggetti all'obbligo di pagare le imposte alla fonte devono annunciarli all'Ufficio delle imposte alla fonte entro otto giorni dall'assunzione e devono comunicare l'aliquota d'imposta alla fonte determinante. Se il Cantone prevede la trasmissione elettronica del conteggio dell'imposta alla fonte, il datore di lavoro può effettuare tale annuncio insieme al conteggio mensile.
Nel caso dell'annuncio per una procedura di conteggio semplificata, tale obbligo decade.
Sul sito web dell'Amministrazione federale delle contribuzioni AFC Imposta alla fonte IF troverete tutto quello che c'è da sapere sull'imposta alla fonte.
Assegni familiari
In determinate circostanze i lavoratori con figli hanno diritto agli assegni familiari. Essi devono essere richiesti dal datore di lavoro alla cassa di compensazione per assegni familiari competente. Di regola, la cassa di compensazione per assegni familiari è gestita dalla cassa di compensazione AVS.
In linea di principio il salario è versato alla fine di ogni mese; può tuttavia essere versato anche al termine di ogni singola prestazione di lavoro.
Il datore di lavoro deve dedurre da ogni salario la quota del lavoratore per i contributi alle assicurazioni sociali e deve redige le registrazioni che permettono la tracciabilità del salario di ogni lavoratore in modo attendibile (p. es. conteggi salariali scritti).
Nota: nei modelli ed esempi di conteggio vengono prese in considerazione solo le aliquote contributive applicate dalle casse cantonali di compensazione familiare per il finanziamento degli assegni familiari (assegni per i figli, assegni di formazione ed assegni di nascita e di adozione). Le diverse aliquote contributive cantonali per il finanziamento degli altri compiti trasferiti alla cassa di compensazione familiare (indennità di adozione, assegno integrativo, ecc.) devono essere aggiunte separatamente.
Informazioni sui tipi e sugli importi degli assegni familiari attualmente in vigore nei singoli Cantoni sono disponibili sul sito web dell'Ufficio federale delle assicurazioni sociali UFAS Prestazioni e condizioni.
Conteggio del salario nei confronti della cassa di compensazione
Entro il 30 gennaio dell'anno successivo al periodo di conteggio il datore di lavoro deve inviare alla cassa di compensazione il conteggio salariale affinché i contributi possano essere determinati e le registrazioni dei conti individuali dei lavoratori possano essere accreditati. La cassa di compensazione rilascia al datore di lavoro un modulo di conteggio.
Versamento dei contributi
Con la procedura di conteggio semplificata i contributi sono versati una volta all'anno sulla base del conto annuale.
Con la procedura di conteggio ordinaria devono essere versati contributi di acconto trimestrali o semestrali, sulla base dell'importo dei salari. La cassa di compensazione fissa l'ammontare dei contributi di acconto basandosi sui dati registrati nel modulo di annuncio. I contributi definitivi sono calcolati sulla base del conto annuale.
Certificato di salario nella procedura ordinaria
Se il datore di lavoro effettua il conteggio con la procedura ordinaria, dopo la fine dell'anno di contribuzione è tenuto a compilare un certificato di salario e a consegnarlo al lavoratore.
