Marche à suivre pas à pas pour effectuer correctement l’annonce des rapports de travail et établir le décompte
Cette rubrique expose, étape par étape, la marche à suivre pour effectuer correctement l’annonce des rapports de travail et établir le décompte.
Le travail doit-il être déclaré ?
Une éventuelle obligation d'annonce et d'autorisation existe en présence d'une activité lucrative. Les services rendus entre amis et voisins, de même qu'en règle générale l'entraide familiale ne sont pas soumis à autorisation et ne doivent pas être annoncés.
Est réputée activité lucrative l'activité exercée à titre personnel en vue de l'obtention d'un revenu. C'est le cas d'un travail rémunéré au prix du marché ou d'un travail qui, bien que rémunéré à un prix inférieur à celui du marché, est effectué dans le but d'obtenir un revenu. La rémunération peut être perçue en espèces ou en nature, ou encore sous la forme de services.
L'entraide pratiquée entre membres d'une même famille, même rémunérée, n'est généralement pas considérée comme une activité lucrative.
Il en va autrement lorsque l'activité exercée va au-delà d'une simple entraide familiale et prend la forme d'une activité habituellement exercée par une tierce personne. On songera notamment aux soins lourds prodigués à titre payant à un parent âgé ou des travaux de ménage effectués plusieurs heures par semaine contre rémunération. Ces travaux ont valeur d'activité lucrative et doivent être obligatoirement annoncés.
Les coups de main entre amis ou entre voisins n'obéissent pas à des motifs financiers mais à des valeurs de serviabilité et de complaisance. Ils ont ceci de particulier qu'aucune contre-prestation n'a été convenue et que celui qui offre son aide n'attend aucune rétribution en retour si ce n'est une rémunération symbolique (un repas, une bouteille de vin ou une somme d'argent symbolique p.ex.).
Activité salariée ou indépendante?
Les obligations en matière d'annonce diffèrent selon qu'il s'agit d'une activité salariée ou d'une activité indépendante.
Est considéré comme travailleur indépendant toute personne qui travaille en son nom propre et à son propre compte, qui est indépendante dans son travail et assume elle-même le risque économique.
Est considérée comme travailleur salarié, toute personne qui exécute un travail en position subordonnée, pour une durée déterminée ou indéterminée, sans assumer de risque économique.
La présence d'une activité indépendante ou salariée s'apprécie au cas par cas. Si une activité présente des caractéristiques des deux types d'activité, il y a lieu de considérer quelles caractéristiques l'emportent. Les accords entre les parties ne sont pas pris en compte. En cas de doute, il appartient à l'autorité compétente (caisse de compensation, administration fiscale, autorité du marché du travail ou des migrations) de trancher.
Les rapports de travail avec l'employé découlent de la conclusion d'un contrat de travail. Le contrat peut être conclu par écrit ou par oral. Par ailleurs, le contrat est réputé conclu lorsque l'employeur accepte pour un temps donné l'exécution d'un travail qui, d'après les circonstances, ne doit être fourni que contre un salaire. Par souci de clarté, il est recommandé d'établir un contrat écrit.
Les modèles de contrat sont conçus pour l'embauche de travailleurs domestiques dont le salaire annuel ne dépasse pas 22'680.- francs. Ils ne conviennent pas comme modèles pour d'autres rapports de travail contractuels.
Assujettissement au système suisse des assurances sociales
Si la personne que vous engagez n’a pas de numéro AVS, il faut demander à la caisse de compensation AVS compétente qu’un numéro lui soit attribué. Un certificat d’assurance lui est remis d’office. Les personnes exerçant simultanément une activité lucrative dans un État de l’UE ou de l’AELE doivent faire clarifier leur assujettissement aux assurances sociales en s’informant auprès de la caisse de compensation.
Assujettissement au système suisse des assurances sociales
Si la personne que vous engagez n’a pas de numéro AVS, il faut demander à la caisse de compensation AVS compétente qu’un numéro lui soit attribué. Un certificat d’assurance lui est remis d’office. Les personnes exerçant simultanément une activité lucrative dans un État de l’UE ou de l’AELE doivent faire clarifier leur assujettissement aux assurances sociales en s’informant auprès de la caisse de compensation.
Annonce auprès de la caisse de compensation pour le décompte des cotisations à l'AVS/AI/APG, à l'AC et à la caisse d'allocations familiales
Tous les salaires sont impérativement soumis aux cotisations AVS/AI/APG et AC. Ce principe s’applique sans restriction aux personnes :
qui exercent une activité rémunérée dans un ménage privé (sont toutefois exempts de cotisations les salaires jusqu’à 750 francs par an et par employeur versés à des jeunes de moins de 25 ans), ou
qui sont rémunérées par des producteurs de danse et de théâtre, des orchestres, des chœurs, des producteurs dans le domaine phonographique et audiovisuel, des radios et des télévisions, des médias électroniques et imprimés, des entreprises de design, des musées ainsi que par des écoles dans le domaine artistique.
Dans les autres branches, les cotisations ne doivent cependant pas être perçues lorsque
le salaire ne dépasse pas 2 500 francs par an et par employeur, et que
la personne salariée n’exige pas le paiement des cotisations.
Les travailleurs ayant atteint l’âge de référence ne sont tenus de cotiser à l'AVS/AI/APG et pour les allocations familiales que si leur salaire dépasse 16'800.- francs par an. Les cotisations ne sont dues que sur la part du salaire qui excède les seuils susmentionnés. Il est possible de renoncer à l’application de la franchise. Les retraités sont entièrement libérés de l'obligation de cotiser à l'assurance-chômage. En revanche, la conclusion d'une assurance-acccidents s'impose pour cette catégorie de travailleurs.
Il existe deux modes de décompte, à savoir la procédure ordinaire qui peut s'appliquer à tous les types de salaires et la procédure de décompte simplifiée qui entre en ligne de compte pour les salaires annuels individuels jusqu'à 22'680.- francs lorsque le total des salaires versés par l'employeur ne dépasse pas 60'480.- francs par an.
Outre la procédure simplifiée, il existe dans certains cantons d'autres offres - même si elles sont en partie payantes - visant à réduire les procédures administratives.
Si vous n’avez pas encore eu d’employé et n’êtes pas déjà affilié à une caisse de compensation, vous devez vous adresser dans les 30 jours suivant le début du rapport de travail à la caisse de compensation compétente.
Il s’agit de la caisse cantonale de compensation du canton où vous avez votre domicile ou le siège de votre entreprise, ou alors, si vous êtes membre d’une association professionnelle ayant sa propre caisse, de cette dernière. En règle générale, ces caisses gèrent également une caisse de compensation pour allocations familiales.
Les caisses de compensation des cantons de AG, AR, BE, BL, GL, GR, LU, OW, SH, SO, SZ, SG, TG et ZH disposent de leur propre formulaire d'inscription à télécharger sur leurs sites respectifs. Pour une annonce dans les autres cantons, utiliser le formulaire d'inscription figurant à la page 7 du mémento AVS 2.07.
La première personne à assurer d’une entreprise doit être immédiatement annoncée à une assurance-accidents (le personnel de certaines entreprises est obligatoirement affilié à la Caisse nationale suisse d’assurance en cas d’accidents [CNA]). Il n’est pas nécessaire d’annoncer spécialement à l’assurance-accidents les personnes engagées par la suite (le salaire global de cette personne sera pris en compte dans la déclaration annuelle des salaires).
Lorsque l'employé travaille en moyenne 8 heures ou plus par semaine, il est en outre nécessaire de l'assurer contre les accidents non professionnels. La prime d'assurance-accidents non professionnels est à la charge du travailleur.
La prime pour l’assurance contre les accidents professionnels est à la charge de l'employeur, tandis que la prime pour l’assurance contre les accidents non professionnels est à la charge de l'employé. L'employeur est redevable de la totalité de la prime, mais il peut déduire la part de son employé sur son salaire. Les conventions contraires en faveur des assurés sont réservées.
Il faut relever l’exception suivante en cas d'emploi dans des ménages privés: aucune prime n’est perçue avant la survenance d'un accidents assurés si les personnes perçoivent chez un employeur un salaire n'excédant pas 750.- francs par année civile avant le 31 décembre de l’année au cours de laquelle elles atteignent l’âge de 25 ans. Si une telle personne subit un accident assuré, le traitement du cas relève de la compétence de la caisse supplétive LAA. D’une part, l’assureur-accidents fournit les prestations d’assurance obligatoire à l’employé accidenté. D’autre part, il facture à l’employeur une prime spéciale portant rétroactivement sur cinq ans au maximum.
Ne pas conclure d’assurance-accidents est punissable. Dans ce cas, des primes spéciales devront être payées.
Au moment de s'inscrire pour la procédure de décompte simplifiée l'employeur indique sur le formulaire correspondant auprès de quel assureur il est affilié ou entend s'assurer contre les accidents non professionnels. Lorsque l'employeur n'est pas encore affilié à une assurance-accidents, la caisse de compensation transmet l'inscription à l'assureur-accidents indiqué sur le formulaire. L'assureur-accidents fixe directement les primes.
En cas de procédure de décompte simplifiée «plus», les employeurs autorisent la caisse de compensation à conclure un contrat avec l’assureur-accidents correspondant et à résilier ce contrat en cas de dénonciation de la convention-cadre. Ainsi, contrairement à la procédure de décompte simplifiée «normale» ce n'est pas l'assurance-accidents qui encaisse les primes, mais la caisse de compensation. Elle encaissera les primes de l'assurance-accidents en même temps que les cotisations à l’AVS/AI/APG/AC et l’impôt à la source. Les employeurs peuvent à tout moment se retirer de la procédure de décompte simplifiée « plus ». Dans ce cas, ils doivent conclure eux-mêmes un contrat LAA. De plus amples informations sont disponibles au chapitre 2.7 de la Directive sur la perception des cotisations dans l’AVS, AI et APG.
Il faut relever que les employés domestiques ne sont pas soumis à la Suva. Par conséquent, en cas d'engagement de tels employés, l'assurance-accident doit être conclue auprès d'un autre assureur.
Assurance indemnités journalières en cas de maladie
Vérifiez que vous disposez d’une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie. La loi prévoit en effet une obligation de poursuite du paiement du salaire en cas de maladie et de grossesse. Cette obligation peut être remplacée par une indemnité de même montant, versée sur la base d’un contrat conclu auprès d’une compagnie d’assurance.
La conclusion d'une assurance indemnités journalières en cas de maladie est prévue dans certains contrats-type de travail pour les travailleurs domestiques. Cette assurance est proposée par les caisses-maladie et par d'autres compagnies d'assurance. Les parties peuvent convenir d'exclure l'affiliation à une assurance indemnités journalières en cas de maladie.
Doit être déclaré à une caisse de pension le personnel dont le salaire dépasse 22 680 francs par an (état 2026) et dont le contrat de travail est de durée indéterminée ou de plus de trois mois. Vous êtes libre d’opter pour la caisse de pension de votre choix. Attention : lorsqu’il est convenu d’une période d’essai, l’obligation d’assurance s’applique dès l’entrée en fonction.
Obligations en matière d'annonce et d'autorisation relevant du droit des étrangers
S’agissant des travailleurs étrangers, la Suisse connaît un système binaire d’admission.
Les ressortissants des États membres de l’UE ou de l’AELE peuvent accéder facilement au marché du travail suisse grâce à l’accord sur la libre circulation des personnes (ALCP).
En revanche, seul un nombre limité de cadres, spécialistes ou autres travailleurs qualifiés d’autres pays est admis.
Les personnes suivantes peuvent en principe exercer une activité lucrative en Suisse pendant une durée maximale de trois mois ou 90 jours par année civile par le biais de la procédure d’annonce :
les ressortissants UE/AELE prenant un emploi en Suisse pour une durée limitée jusqu’à trois mois ;
les travailleurs détachés par une entreprise dont le siège se trouve dans un État membre de l’UE/AELE indépendamment de leur nationalité. Les ressortissants d’États tiers ne peuvent être détachés en Suisse que s’ils ont été intégrés auparavant de façon durable sur le marché du travail régulier de l’un des États membres de l’UE/AELE (soit pendant au moins douze mois au bénéfice d’une carte de séjour ou d’une carte de séjour permanent) ;
les prestataires de services indépendants ressortissants UE/AELE dont le siège de l’entreprise se trouve dans un État membre de l’UE/AELE.
Il incombe à l’employeur d’annoncer les travailleurs détachés ou les travailleurs (ressortissants UE/AELE) prenant un emploi en Suisse. Les prestataires de services indépendants ont l’obligation de le faire eux-mêmes.
En règle générale, l’annonce doit être effectuée en ligne. Une annonce par une autre voie n’est conseillée qu’à titre exceptionnel lorsque, pour des motifs techniques, une annonce par Internet n’est pas possible.
Demeurent soumises à autorisation, les prestations de services ou les activités exercées auprès d’un employeur suisse dont la durée est supérieure à 90 jours ouvrables ou de trois mois au cours de l’année civile. Si tel est le cas, une demande d’autorisation doit être déposée avant le début de l’activité auprès des autorités cantonales compétentes du lieu de travail ou du domicile.
Cela est également valable lorsque le séjour initialement prévu et non soumis à autorisation est prolongé ou lorsqu’une personne a séjourné auparavant en Suisse pendant trois mois sans exercer d’activité lucrative (par ex. recherche d’emploi). Dans ce cas, la demande d’autorisation doit être déposée après l’échéance du délai de trois mois ou 90 jours non soumis à autorisation auprès des autorités cantonales compétentes du lieu de séjour, le cas échéant sur le lieu d’activité.
L'engagement en Suisse de travailleurs provenant d'Etats tiers est soumis à autorisation selon la procédure cantonale et fédérale.
En Suisse, l'impôt à la source est déduit directement du revenu des employés étrangers
s'ils n'ont pas de domicile fiscal en Suisse (frontalier)
ou vivent en Suisse sans permis de séjour permanent (permis C).
A l'engagement de personnes imposées à la source, l'employeur est tenu d'annoncer la prise d'emploi dans les huit jours auprès de l'office de l'impôt à la source pour établir le taux d'imposition applicable. Si le canton prévoit la possibilité de transmettre le décompte de l'impôt à la source par voie électronique, l'employeur peut procéder à l'annonce via le décompte mensuel.
L'annonce n'est pas obligatoire avec la procédure de décompte simplifiée.
Allocations familiales
Vous trouverez sur le site web de l’Administration fédérale des contributions AFC Impôt à la source IS tout ce que vous devez savoir sur l'impôt à la source.
Les travailleurs ayant des enfants à charge peuvent sous certaines conditions faire valoir leur droit aux allocations pour enfants. L'employeur doit présenter une demande d'allocation auprès de la caisse d'allocations familiales compétente. En règle générale, la caisse d'allocations familiales est régie par la caisse de compensation AVS de l'employeur.
Le salaire est versé en principe à la fin de chaque mois de travail, mais peut l'être aussi après chaque période d'emploi.
L'employeur déduit de chaque salaire les cotisations aux assurances sociales à la charge du travailleur et il établit régulièrement des relevés permettant de connaître avec exactitude le salaire versé à chaque travailleur (p.ex. décomptes de salaire écrits).
Remarque : Seuls les taux de cotisation des caisses cantonales de compensation familiale pour le financement des allocations familiales (allocations pour enfant, de formation professionnelle, de naissance et d’adoption) sont pris en compte dans les modèles de calcul. Les différents taux de cotisation cantonaux pour le financement des autres tâches transférées à la caisse de compensation familiale (indemnité d’adoption, allocation intégrative, etc.) doivent être ajoutés séparément.
Vous trouverez sur le site web de l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS) Prestations et conditions des informations sur les genres et les montants des allocations familiales en vigueur dans les différents cantons.
Décompte des salaires envers la caisse de compensation
L'employeur doit communiquer le décompte des salaires jusqu'au 30 janvier de l'année qui suit leur versement afin que la caisse puisse calculer les cotisations et inscrire les montants sur les comptes individuels des salariés. A cet effet, la caisse de compensation envoie un formulaire de décompte à l'employeur.
Paiement des cotisations
Dans la procédure simplifiée, l'employeur procède une fois par an au paiement des cotisations sur la base du décompte annuel.
Dans la procédure de décompte ordinaire, l'employeur verse des acomptes mensuels ou trimestriels selon le montant des salaires. La caisse de compensation fixe les acomptes en fonction des indications fournies sur le formulaire d'annonce. Le montant définitif des cotisations est déterminé sur la base du décompte annuel.
Certificat de salaire dans la procédure ordinaire
Dans la procédure de décompte ordinaire, l'employeur établit une fois l'année écoulée, un certificat de salaire destiné au travailleur.
