Cette rubrique expose, étape par étape, la marche à suivre pour effectuer correctement l’annonce des rapports de travail et établir le décompte.
1. Contrat de travail
2. Annonce auprès de la caisse de compensation
3. Assurance-accidents
4. Assurance indemnités journalières en cas de maladie
5. Prévoyance professionnelle
6. Obligations en matière d'annonce et d'autorisation relevant du droit des étrangers
7. Obligations d'annonce relevant du droit de l'impôt à la source
8. Allocations familiales
9. Paiement du salaire
10. Décompte des salaires envers la caisse de compensation
11. Paiement des cotisations
12. Certificat de salaire dans la procédure ordinaire
1. Contrat de travail
Conclusion du contrat de travail
Les rapports de travail avec l'employé découlent de la conclusion d'un contrat de travail. Le contrat peut être conclu par écrit ou par oral. Par ailleurs, le contrat est réputé conclu lorsque l'employeur accepte pour un temps donné l'exécution d'un travail qui, d'après les circonstances, ne doit être fourni que contre un salaire. Par souci de clarté, il est recommandé d'établir un contrat écrit.
Informations complémentaires
Pour de plus amples informations concernant la conclusion du contrat de travail voir les rubriques «Informations relatives au droit du contrat de travail» et «Modèle de contrat». Pour le calcul des coûts salariaux, vous pouvez utiliser les documents en format Excel figurant sous la rubrique «Budget des salaires et décompte de salaire».
2. Annonce auprès de la caisse de compensation pour le décompte des cotisations à l'AVS/AI/APG, à l'AC et à la caisse d'allocations familiales
Principe: obligation d'annoncer et de cotiser dès le premier franc de salaire
Le salaire des travailleurs occupés dans des ménages privés en Suisse est soumis aux cotisations à l'AVS/AI/APG, à l'assurance-chômage et à la caisse d'allocations familiales dès le premier franc (pour autant qu'il s'agisse d'une activité salariée, voir rubrique «Travail soumis ou non à l'obligation d'annonce» et «Activité salariée ou indépendante»). Dès lors, ces rapports de travail doivent être en tous les cas annoncés à la caisse de compensation.
Exceptions: adolescents et retraités
Font exception les travailleurs qui n'accomplissent pas encore leur 18ème année durant l'année civile considérée ainsi que les personnes ayant atteint l’âge de référence:
- Adolescents
Le salaire des travailleurs qui n'accomplissent pas encore leur 18ème année durant l'année civile considérée ne sont pas soumis à l'obligation de cotiser à l'AVS/AI/APG, à l'assurance-chômage et à la caisse d'allocations familiales. La conclusion d'une assurance-accidents reste toutefois obligatoire pour cette catégorie de travailleurs. Les jeunes employés de ménage sont exemptés de l’obligation de cotiser jusqu’au 31 décembre de l’année où ils ont atteint l’âge de 25 ans, pour autant que leur salaire ne dépasse pas 750 francs par année civile. Les jeunes employés de maison peuvent néanmoins demander un décompte des cotisations.
- Les personnes qui ont atteint l’âge de référence
Les travailleurs ayant atteint l’âge de référence ne sont tenus de cotiser à l'AVS/AI/APG et pour les allocations familiales que si leur salaire dépasse 16'800.- francs par an. Les cotisations ne sont dues que sur la part du salaire qui excède les seuils susmentionnés. Il est possible de renoncer à l’application de la franchise. Les retraités sont entièrement libérés de l'obligation de cotiser à l'assurance-chômage. En revanche, la conclusion d'une assurance-acccidents s'impose pour cette catégorie de travailleurs.
Plusieurs procédures de décompte : procédure simplifiée et procédure ordinaire
Il existe deux modes de décompte, à savoir la procédure ordinaire qui peut s'appliquer à tous les types de salaires et la procédure de décompte simplifiée qui entre en ligne de compte pour les salaires annuels individuels jusqu'à 22'050.- francs lorsque le total des salaires versés par l'employeur ne dépasse pas 58'800.- francs par an. La procédure de décompte simplifiée est recommandée pour les emplois du secteur domestique pour autant que les conditions requises soient réunies. Pour les avantages de la procédure de décompte simplifiée, voir la rubrique «La procédure de décompte simplifiée»).
Outre la procédure simplifiée, il existe dans certains cantons d'autres offres - même si elles sont en partie payantes - visant à réduire les procédures administratives.
Office compétent
Si vous n’avez pas encore eu d’employé et n’êtes pas déjà affilié à une caisse de compensation, vous devez vous adresser dans les 30 jours suivant le début du rapport de travail à la caisse de compensation compétente.
Il s’agit de la caisse cantonale de compensation du canton où vous avez votre domicile ou le siège de votre entreprise, ou alors, si vous êtes membre d’une association professionnelle ayant sa propre caisse, de cette dernière. En règle générale, ces caisses gèrent également une caisse de compensation pour allocations familiales.
Formulaire d'inscription
Les caisses de compensation des cantons de AG, AR, BE, BL, GL, GR, LU, OW, SH, SO, SZ, SG, TG et ZH disposent de leur propre formulaire d'inscription à télécharger sur leurs sites respectifs. Pour une annonce dans les autres cantons, utiliser le formulaire d'inscription figurant à la page 7 du mémento AVS 2.07.
3. Assurance-accidents
Obligation d'affiliation à une assurance contre les accidents professionnels dès le premier franc de salaire
L'employeur conclut une assurance contre les accidents professionnels pour chaque employé (pour autant qu'il s'agisse d'une activité salariée, voir les rubriques «Travail soumis ou non à l'obligation d'annonce» et «Activité salariée ou indépendante»). A cet effet, vous devez vous annoncer auprès d’un assureur-accidents. Vous pouvez conclure une assurance auprès de tout assureur-accidents admis, à l’exception de la Suva, le travail domestique ne relevant pas de son domaine d’activité. Vous trouverez la liste des assureurs-accidents sur le site www.ofsp.admin.ch.
Obligation de conclure une assurance contre les accidents non professionnels si le travailleur est occupé 8 heures ou plus par semaine
Lorsque l'employé travaille en moyenne 8 heures ou plus par semaine, il est en outre nécessaire de l'assurer contre les accidents non professionnels. La prime d'assurance-accidents non professionnels est à la charge du travailleur.
Les primes de l’assurance-accidents
La prime pour l’assurance contre les accidents professionnels est à la charge de l'employeur de personnes exerçant des activités domestiques, tandis que la prime pour l’assurance contre les accidents non professionnels est à la charge de l'employé domestique. Vous êtes redevable de la totalité de la prime, mais vous pouvez déduire la part de votre employé de son salaire. Les conventions contraires en faveur des assurés sont réservées.
Il faut relever l’exception suivante : aucune prime n’est perçue avant la survenance d'un accidents assurés si les personnes perçoivent chez un employeur un salaire n'excédant pas 750.- francs par année civile avant le 31 décembre de l’année au cours de laquelle elles atteignent l’âge de 25 ans. Si une telle aide ménagère subit un accident assuré, le traitement du cas relève de la compétence de la caisse supplétive LAA. D’une part, l’assureur-accidents fournit les prestations d’assurance obligatoire à l’employé de maison accidenté. D’autre part, il facture à l’employeur une prime spéciale portant rétroactivement sur cinq ans au maximum.
Ne pas conclure d’assurance-accidents est punissable. Dans ce cas, vous devrez payer des primes spéciales.
Annonce simplifiée dans la procédure de décompte simplifiée
Au moment de s'inscrire pour la procédure de décompte simplifiée l'employeur indique sur le formulaire correspondant auprès de quel assureur il est affilié ou entend s'assurer contre les accidents non professionnels. Lorsque l'employeur n'est pas encore affilié à une assurance-accidents, la caisse de compensation transmet l'inscription à l'assureur-accidents indiqué sur le formulaire. L'assureur-accidents fixe directement les primes.
Indication
Il faut relever que les employés domestiques ne sont pas soumis à la Suva. Par conséquent, en cas d'engagement de tels employés, l'assurance-accident doit être conclue auprès d'un autre assureur.
4. Assurance indemnités journalières en cas de maladie
Obligation d'affiliation dans certains cantons - Possibilité d'une convention contraire
La conclusion d'une assurance indemnités journalières en cas de maladie est prévue dans certains contrats-type de travail pour les travailleurs domestiques. Cette assurance est proposée par les caisses-maladie et par d'autres compagnies d'assurance. Les parties peuvent convenir d'exclure l'affiliation à une assurance indemnités journalières en cas de maladie.
5. Prévoyance professionnelle
Obligation d'affiliation pour les salaires supérieurs à 22'050.- francs par an
Les cotisations au 2ème pilier sont dues sur les salaires supérieurs à 22'050.- francs par an soumis aux cotisations AVS. Le cas échéant, l'employeur est tenu de s'affilier à une institution de prévoyance enregistrée. L'obligation d’annonce s'applique dès le 1er janvier de l'année au cours de laquelle le travailleur accomplit sa 18ème année.
6. Obligations en matière d'annonce et d'autorisation relevant du droit des étrangers
Cas dans lesquels l’employeur est soumis à des obligations d’annonce ou d’autorisation
Les employeurs du secteur domestique qui souhaitent employer des travailleurs étrangers en Suisse sont soumis à des obligations d’annonce ou d’autorisation en vertu du droit des étrangers dans les cas suivants:
- Emploi de travailleurs en provenance de l’UE/l’AELE pour une durée de 90 jours au maximum par année civile (de manière continue ou sous forme de jours isolés): obligation d’annonce
- Emploi de travailleurs en provenance d’Etats tiers: obligation d’autorisation
Vous trouverez de plus amples informations à la rubrique « Obligations de l’employeur - Droit des étrangers».
Obligations d’autorisation du travailleur
L’exercice d’une activité salariée par des personnes de l’UE/l’AELE pour un employeur ayant son domicile en Suisse pour une durée de plus de 90 jours par année civile (de manière continue ou sous forme de jours isolés) est soumise à autorisation. L’obligation d’obtention d’une autorisation incombe au travailleur.
Vous trouverez de plus amples informations à la rubrique « Obligations du travailleur - Droit des étrangers ».
7. Obligations d'annonce relevant du droit de l'impôt à la source
Concernent les personnes imposées à la source dont le salaire ne fait pas l'objet d'une procédure de décompte simplifiée
A l'engagement de personnes imposées à la source, l'employeur est tenu d'annoncer la prise d'emploi dans les huit jours auprès de l'office de l'impôt à la source pour établir le taux d'imposition applicable. Si le canton prévoit la possibilité de transmettre le décompte de l'impôt à la source par voie électronique, l'employeur peut procéder à l'annonce via le décompte mensuel.
L'annonce n'est pas obligatoire avec la procédure de décompte simplifiée.
Renvoi à la rubrique «Obligations de l'employeur- Droit de l'impôt à la source»
Pour déterminer si une personne est soumise ou non à l'impôt à la source, voir la rubrique «Obligations de l'employeur - Droit de l'impôt à la source».
8. Allocations familiales
Le cas échéant: droit aux allocations familiales
Les travailleurs ayant des enfants à charge peuvent sous certaines conditions faire valoir leur droit aux allocations pour enfants. L'employeur doit présenter une demande d'allocation auprès de la caisse d'allocations familiales compétente. En règle générale, la caisse d'allocations familiales est régie par la caisse de compensation AVS de l'employeur.
9. Paiement du salaire
Date de versement et obligation d'établir un décompte
Le salaire est versé en principe à la fin de chaque mois de travail, mais peut l'être aussi après chaque période d'emploi.
Retenues salariales
L'employeur déduit de chaque salaire les cotisations aux assurances sociales à la charge du travailleur. Pour de plus amples informations concernant les déductions salariales voire la rubrique «Budget des salaires et décompte de salaire».
Obligation d'établir un relevé de salaire
L'employeur établit régulièrement des relevés permettant de connaître avec exactitude le salaire versé à chaque travailleur (p.ex. décomptes de salaire écrits).
10. Décompte des salaires envers la caisse de compensation
Obligation d'établir le décompte jusqu'au 30 janvier de l'année suivante
L'employeur doit communiquer le décompte des salaires jusqu'au 30 janvier de l'année qui suit leur versement afin que la caisse puisse calculer les cotisations et inscrire les montants sur les comptes individuels des salariés. A cet effet, la caisse de compensation envoie un formulaire de décompte à l'employeur.
11. Paiement des cotisations
Procédure de décompte simplifiée : paiement unique
Dans la procédure simplifiée, l'employeur procède une fois par an au paiement des cotisations sur la base du décompte annuel.
Procédure ordinaire : acomptes
Dans la procédure de décompte ordinaire, l'employeur verse des acomptes mensuels ou trimestriels selon le montant des salaires. La caisse de compensation fixe les acomptes en fonction des indications fournies sur le formulaire d'annonce. Le montant définitif des cotisations est déterminé sur la base du décompte annuel.
12. Certificat de salaire dans la procédure ordinaire
Obligation de l'employeur d'établir un certificat de salaire
Dans la procédure de décompte ordinaire, l'employeur établit une fois l'année écoulée, un certificat de salaire destiné au travailleur.
Pour en savoir plus sur ce sujet, cliquez sur les liens suivants:
Dernière modification 14.12.2023
