Vorgehen Schritt für Schritt

1. Arbeitsvertrag

Abschluss des Arbeitsvertrags

Das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer wird durch Abschluss eines Arbeitsvertrags begründet. Der Arbeitsvertrag kann mündlich oder schriftlich abgeschlossen werden. Im Übrigen entsteht ein Arbeitsvertrag bereits dann, wenn der Arbeitgeber Arbeit in seinem Dienst auf Zeit entgegennimmt, deren Leistung nach den Umständen nur gegen Lohn zu erwarten ist. Der Klarheit halber wird empfohlen, den Arbeitsvertrag schriftlich abzuschliessen.

Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen zum Abschluss des Arbeitsvertrags finden sich in den Rubriken «Informationen zum Arbeitsvertragsrecht» und «Mustervertrag». Zur Berechnung der Lohnkosten können die entsprechenden Exceldokumente der Rubrik «Lohnbudget und Lohnabrechnung» verwendet werden.

Informationen zum Arbeitsvertragsrecht

Mustervertrag

Lohnbudget und Lohnabrechnung

2. Anmeldung bei der Ausgleichskasse

Grundsatz: Melde- und Beitragspflicht ab dem ersten Lohnfranken

Der Lohn von Arbeitnehmenden, welche in Schweizer Privathaushalten arbeiten, fällt grundsätzlich ab dem ersten Lohnfranken unter die AHV/IV/EO- und ALV-Beitragspflicht und unter die Pflicht zur Leistung von Beiträgen an die Familienausgleichskasse (FAK); immer vorausgesetzt, dass es sich tatsächlich um eine unselbständige Erwerbstätigkeit handelt, vgl. Rubriken «Meldepflichtige oder nichtmeldepflichtige Arbeit» und «Selbständige oder unselbständige Erwerbstätigkeit». Diese Arbeitsverhältnisse sind daher grundsätzlich immer der Ausgleichskasse zu melden.

Ausnahmen: Jugendliche und Altersrentner

Ausnahmen bestehen für Arbeitnehmende, welche im betreffenden Kalenderjahr noch nicht 18 Jahre alt werden sowie für Altersrentnerinnen und Altersrentner:

Jugendliche
Der Lohn von Arbeitnehmenden, welche im betreffenden Kalenderjahr noch nicht 18 Jahre alt werden, ist vollständig von der AHV/IV/EO-, ALV- und FAK-Beitragspflicht ausgenommen. Auch für solche Arbeitnehmende ist jedoch eine Unfallversicherung abzuschliessen. Jugendliche Hausangestellte sind bis zum 31. Dezember nach Vollendung des 25. Altersjahres von der Beitragspflicht befreit, sofern ihr Lohn 750 Franken im Kalenderjahr nicht übersteigt. Die jugendlichen Angestellten können aber die Beitragsabrechnung verlangen.

Personen, die das Referenzalter erreicht haben
Für Personen, die das Referenzalter erreicht haben, sind AHV/IV/EO- sowie FAK-Beiträge nur zu leisten, wenn ihr Einkommen pro Arbeitgeber Fr. 16'800.- im Jahr übersteigt. Die Beitragspflicht bezieht sich zudem nur auf die betreffenden Beträge übersteigenden Teile des Lohns. Auf die Anwendung des Freibetrags kann verzichtet werden. Von der Pflicht zur Leistung von Beiträgen an die ALV sind die Löhne ganz ausgenommen. Auch für arbeitnehmende Altersrentner ist jedoch eine Unfallversicherung abzuschliessen.

Mögliche Abrechnungsverfahren: Das vereinfachte und das ordentliche Verfahren

Es bestehen zwei Abrechnungsverfahren: Das ordentliche Abrechnungsverfahren, welches für die Abrechnung aller Arten von Lohnsummen in Betracht kommt, und das vereinfachte Abrechnungsverfahren für die Abrechnung von Einzellöhnen bis Fr. 22'050.- und einer Gesamtlohnsumme bis Fr. 58'800.- pro Betrieb und Jahr. Privaten Arbeitgebenden wird, sofern die Voraussetzungen gegeben sind, die Wahl des vereinfachten Abrechnungsverfahrens empfohlen (zu den Vorteilen: Rubrik «Vereinfachtes Abrechnungsverfahren»).

Nebst dem vereinfachten Abrechnungsverfahren bestehen in gewissen Kantonen weitere – wenn auch teilweise kostenpflichtige – Angebote zur Verminderung des administrativen Aufwands.

Zuständige Stelle für die Abrechnung

Melden Sie sich innert 30 Tagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses bei der Ausgleichskasse für das vereinfachte Abrechnungsverfahren an, wenn Sie bisher noch kein Personal beschäftigt haben und nicht bereits Mitglied einer Ausgleichskasse sind.

Zuständig ist die kantonale Ausgleichskasse des Kantons, in dem Sie Ihren Wohnsitz bzw. Geschäftssitz haben, oder, falls Sie Mitglied eines Berufsverbandes sind, der eine eigene Ausgleichskasse führt, die entsprechende Verbandsausgleichskasse. Diese Kassen führen in der Regel auch eine Familienausgleichskasse.

Anmeldeformular

Die Ausgleichskassen der Kantone AG, AR, BE, BL, GL, GR, LU, OW, SH, SO, SZ, SG, TG und ZH verfügen über je ein eigenes Anmeldeformular, welches auf der Internetseite der jeweiligen Ausgleichskasse heruntergeladen werden kann. Für eine Anmeldung in den übrigen Kantonen steht das Anmeldeformular auf Seite 7 des AHV-Merkblatts 2.07 zur Verfügung.

Ausgleichskassen

Merkblätter Beiträge AHV/IV/EO/ALV

3. Unfallversicherung

Pflicht zum Abschluss einer Berufsunfallversicherung ab dem ersten Lohnfranken

Für jeden Angestellten ist eine Berufsunfallversicherung abzuschliessen (immer vorausgesetzt, dass es sich tatsächlich um eine unselbständige Erwerbstätigkeit handelt, vgl. Rubriken «Meldepflichtige oder nichtmeldepflichtige Arbeit» und «Selbständige oder unselbständige Erwerbstätigkeit»). Sie können die Versicherung bei jedem zugelassenen Unfallversicherer – abgesehen von der Suva, da die Hausdienstarbeit nicht in deren Tätigkeitsbereich fällt – abschliessen. Die Liste der Unfallversicherungen können Sie unter www.bag.admin.ch beziehen.

Pflicht zum Abschluss einer Nichtberufsunfallversicherung bei wöchentlicher Arbeitszeit von 8 Stunden oder mehr

Arbeitet der Arbeitnehmer pro Woche durchschnittlich 8 Stunden oder mehr, muss zudem eine Versicherung für Nichtberufsunfälle (NBU) abgeschlossen werden.

Prämien für die Unfallversicherung

Die Prämie der Berufsunfallversicherung geht zu Lasten der Hausdienstarbeitgebenden, diejenige der Nichtberufsunfallversicherung zulasten der Hausdienstarbeitnehmenden. Die Arbeitgebenden schulden den gesamten Prämienbetrag, wobei die Arbeitgebenden den Anteil der Hausdienstarbeitnehmenden von deren Lohn abziehen. Abweichende Abreden zugunsten der Arbeitnehmenden bleiben vorbehalten.

Es ist folgende Ausnahme zu beachten: Es erfolgt keine Prämienerhebung vor versicherten Unfällen, wenn Personen bei einem Arbeitgebenden einen Lohn bis zu 750 Franken pro Kalenderjahr bis zum 31. Dezember des Jahres erzielen, in dem sie 25 Jahre alt werden. Erleidet eine solche Haushaltshilfe einen versicherten Unfall, ist die Ersatzkasse UVG für die Fallbehandlung zuständig. Einerseits erbringt sie die gesetzlichen Versicherungsleistungen an die verunfallte Haushaltshilfe, andererseits wird sie beim Hausdienstarbeitgebenden eine Ersatzprämie für höchstens fünf Jahre nachfordern.

Wenn Arbeitgebende keine Unfallversicherung abschliessen, machen sie sich strafbar und müssen Ersatzprämien zahlen.

Vereinfachte Anmeldung beim vereinfachten Abrechnungsverfahren

Bei der Anmeldung für das vereinfachte Abrechnungsverfahren gibt der Arbeitgebende der Ausgleichskasse auf dem Formular für das vereinfachte Abrechnungsverfahren an, bei welchem Versicherer er die obligatorische Unfallversicherung abgeschlossen hat oder abschliessen will. Hat der Arbeitgebende die Unfallversicherung noch nicht abgeschlossen, leitet die Ausgleichskasse die Anmeldung dem auf dem Formular angegebenen Unfallversicherer weiter. Die Prämien werden direkt mit dem Unfallversicherer abgerechnet.

Hinweis

Anzumerken ist, dass private Haushaltshilfen nicht der Suva unterstellt sind. Bei Anstellung solcher Arbeitnehmenden ist die Unfallversicherung somit bei einem anderweitigen Unfallversicherer abzuschliessen.

Liste der Unfallversicherer

4. Krankentaggeldversicherung

Abschlusspflicht in einigen Kantonen - Möglichkeit abweichender Vereinbarung

In einigen Normalarbeitsverträgen für hauswirtschaftliche Arbeitnehmende ist der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung vorgesehen. Krankentaggeldversicherungen werden von Krankenkassen sowie anderweitigen Versicherungsunternehmen angeboten. Die Pflicht zum Abschluss einer Krankentaggeldversicherung kann durch schriftliche Vereinbarung ausgeschlossen werden.

5. Berufliche Vorsorge

Beitragspflicht bei Lohn von über Fr. 22'050.- pro Jahr

Auf Löhne, welche der AHV-Beitragspflicht unterstehen und welche Fr. 22'050.- pro Jahr übersteigen, sind Beiträge an die 2. Säule der beruflichen Vorsorge zu leisten. Arbeitgebende haben sich gegebenenfalls einer registrierten Vorsorgeeinrichtung anzuschliessen. Bei Arbeitnehmenden, die im betreffenden Kalenderjahr 18 Jahre alt werden, besteht die Meldepflicht ab dem ersten Januar dieses Jahres.

Oberaufsichtskommission Berufliche Vorsorge OAK BV

6. Melde- und Bewilligungspflichten nach Ausländerrecht

Fälle von Melde- oder Bewilligungspflichten der Arbeitgebenden

Private Arbeitgebende, welche ausländische Arbeitnehmende in der Schweiz anstellen möchten, haben in folgenden Fällen ausländerrechtliche Melde- oder Bewilligungspflichten:

Anstellung von Arbeitnehmenden der EU/EFTA für eine Arbeitsdauer von bis zu 90 Tagen pro Kalenderjahr (ununterbrochen oder tageweise): Meldepflicht.
Anstellung von Arbeitnehmenden von Drittstaaten: Bewilligungspflicht.

Weiterführende Informationen finden sich in der Rubrik «Pflichten der Arbeitgebenden - Ausländerrecht».

Bewilligungspflicht der Arbeitnehmenden

Die Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit durch Personen der EU/EFTA oder bei einem Arbeitgeber mit Wohnsitz in der Schweiz für eine Arbeitsdauer von mehr als 90 Tagen pro Kalenderjahr (ununterbrochen oder tageweise) ist bewilligungspflichtig. Die Pflicht zur Einholung der Bewilligung trifft die Arbeitnehmenden.

Weiterführende Informationen finden sich in der Rubrik «Pflichten der Arbeitnehmenden - Ausländerrecht».

Melde- und Bewilligungspflichten nach Ausländerrecht

7. Meldepflichten nach Quellensteuerrecht

Bei Beschäftigung quellensteuerpflichtiger Personen, deren Lohn nicht im vereinfachten Abrechnungsverfahren abgerechnet wird

Arbeitgebende, welche quellensteuerpflichtige Arbeitnehmende anstellen, haben diese beim Quellensteueramt innert 8 Tagen seit Stellenantritt zu melden und den massgebenden Quellensteuersatz in Erfahrung zu bringen. Sieht der Kanton die elektronische Übermittlung der Quellensteuerabrechnung vor, so kann der Arbeitgebende diese Meldung mittels monatlicher Abrechnung vornehmen.

Bei Anmeldung für das vereinfachte Abrechnungsverfahren entfällt diese Meldepflicht.

Verweis auf die Rubrik «Pflichten der Arbeitgebenden - Quellensteuerrecht»

Informationen darüber, ob eine Person quellensteuerpflichtig ist, finden sich in der Rubrik «Pflichten der Arbeitgebenden - Quellensteuerrecht».

Meldepflichten nach Quellensteuerrecht

8. Familienzulagen

Gegebenenfalls Anspruch des Arbeitnehmenden auf Familienzulagen

Arbeitnehmende mit Kindern haben unter Umständen Anspruch auf Kinderzulagen. Die Kinderzulagen müssen vom Arbeitgebenden bei der zuständigen Familienausgleichskasse beantragt werden. In der Regel wird die Familienausgleichskasse von der AHV-Ausgleichskasse des Arbeitsgebenden geführt .

9. Lohnauszahlung

Zeitpunkt - Pflicht zur Ausstellung einer Lohnabrechnung

Der Lohn ist grundsätzlich am Ende jedes Monats auszurichten. Er kann jedoch auch nach jedem einzelnen Arbeitseinsatz ausbezahlt werden.

Lohnabzüge

Der Arbeitgebende hat bei jeder Lohnzahlung den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungsbeiträge in Abzug zu bringen. Informationen zur Vornahme des Lohnabzugs finden sich in der Rubrik «Lohnbudget und Lohnabrechnung».

Pflicht zu Aufzeichnungen über den Lohn

Der Arbeitgebende führt Aufzeichnungen, die es erlauben, den jedem Arbeitnehmenden ausgerichteten Lohn zuverlässig zu ermitteln (z.B. schriftliche Lohnabrechnungen).

Berechnungsvorlagen

10. Abrechnung des Lohns gegenüber der Ausgleichskasse

Pflicht zur Abrechnung bis zum 30. Januar des Folgejahres

Bis zum 30. Januar des Folgejahres müssen die Löhne gegenüber der Ausgleichskasse abgerechnet werden, damit die Beiträge bestimmt werden können und die Einträge den individuellen Konten der einzelnen Arbeitnehmenden gutgeschrieben werden können. Der Arbeitgebende erhält hierzu von der Ausgleichskasse ein Abrechnungsformular.

11. Überweisung der Beiträge

Vereinfachtes Abrechnungsverfahren: Einmalige Überweisung

Beim vereinfachten Abrechnungsverfahren sind die Beiträge einmal jährlich aufgrund der Jahresabrechnung zu überweisen.

Ordentliches Verfahren: Akontozahlungen

Beim ordentlichen Abrechnungsverfahren sind je nach Lohnhöhe vierteljährliche oder halbjährliche Akontobeiträge zu leisten. Die Ausgleichskasse setzt die Akontobeiträge aufgrund der Angaben im Anmeldeformular fest. Die definitiven Beiträge werden anhand der Jahresabrechnung bestimmt.

12. Lohnausweis im ordentlichen Verfahren

Ausstellungspflicht des Arbeitgebenden

Rechnet der Arbeitgebende im ordentlichen Abrechnungsverfahren ab, so hat er dem Arbeitnehmenden nach Ablauf des Jahres einen Lohnausweis auszustellen.

Informationen hierzu finden sich unter dem folgenden Link:

Lohnausweis